Overtreding van de mededingingsregels kan leiden tot boetes voor onderneming en betrokken personen, tot civielrechtelijke claims en tot schade aan uw reputatie. Met een compliance programma kunt u de kans hierop verkleinen en eventuele schade beperken.

Voordelen compliance programma

Met een compliance programma vergroot u de interne kennis van de mededingingsregels en de bijbehorende risico’s. De mensen binnen uw organisatie zijn dan beter in staat om risicovolle situaties te herkennen en weten bovendien hoe vervolgens te handelen. Dat kunnen zowel situaties binnen uw organisatie zijn als situaties binnen uw markt (concurrenten, leveranciers, belangenbehartigers). En mocht uw onderneming toch te maken krijgen met een onderzoek of een dawn raid door ACM of Europese Commissie, dan zouden uw mensen op basis van het compliance programma precies moeten weten wat zij wel en juist niet moeten doen.

Verlaging boete of immuniteit

Als een inbreuk op de mededingingsregels zelf wordt gemeld bij de ACM of Europese Commissie, dan kan dat leiden tot immuniteit of verlaging van een boete. Tijdig signaleren van een inbreuk vergroot de kans op tijdig afstand nemen van gedragingen. Bovendien bent u natuurlijk sneller in staat een inbreuk te melden,

Naast het signaleren van een inbreuk binnen de eigen organisatie, vergroot een goed compliance programma natuurlijk ook de kans dat uw medewerkers een inbreuk herkennen bij de concurrentie.

Onderdelen compliance programma

Een compliance programma is alleen effectief als de gehele organisatie het nut en de noodzaak ervan kent. Er moet voldoende draagvlak bestaan voor het programma. Dat begint in de top van uw organisatie. Het bestuur moet uitdragen dat het compliance programma een essentieel onderdeel is van het beleid van de onderneming.

Een compliance programma is maatwerk, iedere onderneming kent specifieke risico’s door bedrijfscultuur, product en markt. Toch is er een aantal standaard onderdelen van een compliance programma:

  1. het programma moet aangeven wat verboden handelingen zijn;
  2. kennis en bewustwording vergroten en op niveau houden (via workshops en eigen interne kanalen);
  3. analyseren van de risico’s van dagelijkse bedrijfsvoering en nieuwe plannen (via interviews en checken van contracten). Bedenk bijvoorbeeld of uw onderneming
  4. bepalen van de omvang van de risico’s;
  5. opstellen van een gedragscode of integriteitsregels;
  6. monitoren en controleren (checklists, aanstellen compliance officer);
  7. opzetten van een intern kennis- en expertisecentrum;
  8. vaststellen van een protocol voor de behandeling van meldingen van mogelijke overtredingen;
  9. vaststellen en communiceren van sancties;
  10. zorgen voor commitment aan die sancties;
  11. beëindigen van contacten met mensen en ondernemingen die regelgeving hebben overtreden.

Het programma moet regelmatig getoetst en eventueel aangepast worden.

Extern advies

U kunt een compliance programma natuurlijk zelf opzetten. Maar het is aan te raden daar een externe adviseur bij te betrekken. Niet alleen gaat het hier om specifieke expertise, maar ‘vreemde ogen dwingen’ ook. Een externe adviseur is waarschijnlijk beter in staat de noodzaak van een compliance programma over te brengen. Bovendien praten uw medewerkers vaak makkelijker met een externe adviseur, dan hun eigen leidinggevende over een precaire situatie als een mededingingsrechtelijke inbreuk.