Een Dawn raid heeft in alle opzichten een grote impact op uw organisatie, het is een een crisissituatie. In een crisis is het eerste uur – ‘the golden hour’ – vaak bepalend voor het verloop van een crisis. Om in dat uur snel te kunnen schakelen en de juiste stappen te kunnen zetten, is een goede voorbereiding een noodzaak.

Aanstellen Dawn Raid Team

Een Dawn Raid Team wordt aangesteld door de directie van uw organisatie en bestaat uit een kernteam en een aantal andere leden. De directie vervult een speciale rol binnen het Dawn Raid Team, maar maakt hier geen deel van uit.

Samenstellen kernteam

Het kernteam bij een dawn raid bestaat uit een centraal contactpersoon uit uw eigen organisatie, een leidende advocaat of bedrijfsjurist en de directeur corporate communicatie. In overleg met het kernteam stelt de directie ook de vervangers aan van de leden van het kernteam.

Een dawn raid heeft natuurlijk een zware, juridische kant. De advocaat of bedrijfsjurist in het kernteam zal in de praktijk een zware drempel drukken op de (juridische) strategie.

Taken kernteam

Het Dawn Raid Team is verantwoordelijk voor de voorbereiding op een mogelijke dawn raid en de stappen die uw organisatie zet tijdens en na een dawn raid. Gezamenlijk is het Dawn Raid Team verantwoordelijk voor het bepalen van de juridische strategie, de communicatiestrategie en te nemen acties.

Voorts heeft elk van de leden van het kernteam zijn eigen taken. De centrale contactpersoon is de coördinator van de dawn raid en inhoudelijk aanspreekpunt voor de eigen organisatie. De leidend advocaat of bedrijfsjurist is inhoudelijk aanspreekpunt voor de mededingingsautoriteiten en verantwoordelijk voor de juridische kanten van de inval. De directeur corporate communicatie is verantwoordelijk voor de interne en externe communicatieactiviteiten omtrent de inval.

Bereikbaarheid kernteam

Het kernteam (of hun vervangers) dient altijd bereikbaar te zijn. Het Dawn Raid Team maakt hier afspraken over, die kunnen worden uitgewerkt en onderhouden door het secretariaat. Alle contactgegevens (zakelijk en privé) van de leden van het kernteam liggen online vast, net als de instructies en procedures. Alle leden van het Dawn Raid Team hebben toegang tot deze gegevens.

Overige leden Dawn Raid Team

Het Dawn Raid Team bestaat naast het kernteam uit medewerkers vanuit de organisatie die ter plekke of op het desbetreffende onderwerp goed thuis zijn. Zo is het handig om een secretarieel medewerker aan te stellen die ondersteunende activiteiten kan verrichten en een ondersteunende bedrijfsjurist op te nemen in het team.

Verder zullen het gebruik en toegang tot benodigde persoonsgegevens en mogelijke arbeidsrechtelijke consequenties met de HR directeur moeten worden afgestemd. Met de directeur ICT moeten afspraken gemaakt worden over eventuele toegang tot systemen, data en informatiedragers.

Tags: