Om uw organisatie voor te bereiden op een Dawn Raid  en de schade van zo’n inval te beperken, zijn instructies en procedures voor uw medewerkers een noodzaak. Uw Dawn Raid Team zorgt voor die instructies en zorgt er ook voor dat die  instructies tussen de oren blijven zitten van de (mogelijk) betrokken medewerkers.  De instructies en procedures worden vastgelegd in een Crisishandboek of een Dawn Raid handboek. Maar hoe verloopt doorgaans een Dawn raid?

Binnenkomst bij de receptie

Als de onderzoeksambtenaren bij uw organisatie binnenvallen, zullen zij zich in principe melden bij de receptie. Instructies en procedures voor de medewerkers van de receptie zijn dan ook een belangrijk onderdeel van uw Crisishandboek of een Dawn Raid handboek. De medewerkers van de receptie zullen de eerste opvang moeten regelen en het Dawn Raid Team op de hoogte moeten stellen.

Opvang door Dawn Raid Team

Na de eerste opvang van de receptie, dient de centrale contactpersoon van het Dawn Raid Team zo snel mogelijk naar de lobby te komen om de onderzoeksambtenaren op te vangen. De centrale contactpersoon zal vervolgens een aantal acties moeten verrichten om de reden van het bezoek vast te stellen en een aantal belangrijke personen op de hoogte te stellen, waaronder de directie en de bedrijfsjurist en/of de externe advocaat.

In afwachting van de advocaat

Bij een onderzoek of inval van de Europese Commissie of de ACM is juridische bijstand in een zo vroeg mogelijk stadium een noodzaak. Uw advocatenkantoor kent de rechten en plichten van beide partijen en behartigt uw belangen.

Als onderzoeksambtenaren of opsporingsbevoegden bij uw organisatie op de stoep staan, zijn ze echter niet verplicht te wachten tot uw advocaat er is. In de praktijk zijn ze wel bereid kort (ga uit van maximaal een half uur, als u geen eigen juridische afdeling heeft) te wachten. Zorg er dan ook voor dat u van tevoren met uw advocatenkantoor afspreekt dat ze er binnen een half uur zijn. Als dat vanwege geografische redenen niet lukt, zorg er dan voor dat uw advocatenkantoor met een kantoor in de buurt afspraken maakt over vertegenwoordiging.

De onderzoeksambtenaren zullen met de centrale contactpersoon zo snel mogelijk over de aanpak van het onderzoek willen spreken. Als de onderzoeksambtenaren hierbij niet (langer) willen wachten op een advocaat, dan kan de centrale contactpersoon zorgen voor telefonisch contact met de advocaat.

Als de onderzoeksambtenaren de centrale contactpersoon willen spreken en de advocaat is er nog niet, dan dient een tweede medewerker van het Dawn Raid Team bij dit gesprek aanwezig te zijn en een verslag te maken.

In het gesprek met de onderzoeksambtenaren dient de centrale contactpersoon te checken of de onderzoeksambtenaren bevoegd zijn. Indien dit het geval is, is meewerken verplicht. Deze medewerking is overigens beperkt tot praktische vragen; voor inhoudelijke vragen mag worden doorverwezen naar de advocaat. Hetzelfde geldt voor andere medewerkers van uw organisatie.

De onderzoeksambtenaren dienen u op uw zwijgplicht te wijzen (cautieplicht). Ondernemingen hoeven namelijk geen belastende verklaringen over zichzelf af te leggen. Dit geldt voor alle personen die werkzaam zijn binnen de organisatie. Praktische vragen (zoals over de kantoororganisatie of de inrichting van de ICT- infrastructuur) kunt u steeds beantwoorden. Bij vragen over het gedrag van de onderneming heeft u het recht om te zwijgen.

Beroep u actief op uw zwijgrecht indien er geen advocaat of bedrijfsjurist aanwezig is, of binnen afzienbare tijd aanwezig kan zijn. Het is ook verstandig om bij de onderzoeksambtenaren aan te geven dat ze geen vragen mogen stellen aan uw medewerkers totdat de advocaat er is. Om er zeker van te zijn dat de ambtenaren hun bevoegdheden niet overschrijden tijdens het vraaggesprek, is het aan te raden alleen vragen te beantwoorden in aanwezigheid van de advocaat. Beantwoord eventuele vragen altijd zo kort mogelijk. Als u het antwoord op bepaalde vragen niet weet, zeg dit dan meteen en ga niet speculeren. Geef aan dat u er schriftelijk op terug komt. Ga nooit in verdediging.

De advocaat komt binnen

Als de advocaat binnen is, praat de centrale contactpersoon hem of haar meteen bij. De advocaat krijgt de gekopieerde documenten en maakt een eerste inschatting van de situatie.

Hierna spreken de advocaat, eventueel een bedrijfsjurist, de centrale contactpersoon en de onderzoeksambtenaren met elkaar in de ontvangstruimte over het onderzoek. Maak hierbij ook afspraken over een eventuele (tijdelijke) centrale werkruimte van de onderzoeksambtenaren binnen uw kantoor. Zorg er voor dat er in die werkruimte geen documenten of computers staan, alleen een kopieerapparaat. Gebruik een werkplek waarbij de kans klein is dat externen of de eigen medewerkers in contact komen met de onderzoeksambtenaren.

Informeer na dit gesprek de rest van het Dawn Raid Team. Het liefst via een meeting, maar dat kan vanwege de tijdsdruk lastig zijn. Als een meeting niet lukt, zorg dan voor communicatie via het van tevoren afgesproken kanaal, bijv. What’sApp. Houd er rekening mee dat telefoongesprekken afgeluisterd kunnen worden.

Start van het onderzoek

Als de onderzoeksambtenaren bevoegd zijn, is uw organisatie in principe verplicht mee te werken aan een onderzoek. Als u weigert mee te werken, kan dat tot een boete leiden. Houd de kaders van het onderzoek wel scherp in de gaten. Doe dit in overleg met uw advocaat.

Uw advocaat bewaakt die juridische kaders en uw belangen. De advocaat maakt ook (waar mogelijk) afspraken met de onderzoeksambtenaren over de mensen die eventueel ondervraagd worden, documenten en correspondentie die onderzocht worden en plekken waar dat gebeurt.

Het is zaak zo veel mogelijk zelf achter het stuur te gaan zitten tijdens een onderzoek. Geef aan de gevraagde documenten en correspondentie aan te leveren en spreek hier een redelijke termijn voor af. Voordeel hiervan is dat de ambtenaren niet ‘per toeval’ documenten vinden.

Maar de onderzoeksambtenaren kunnen uiteraard ook aangeven zelf op zoek te gaan naar informatie.

Onderzoek

Als de onderzoeksambtenaren aangeven zelf op zoek te gaan naar informatie, zullen ze toegang vragen tot documenten, data en correspondentie. Zowel digitaal als op papier. De IT-manager moet de ambtenaren dan toegang geven tot de digitale informatiedragers.

De onderzoeksambtenaren kopiëren in principe de data die ze denken nodig te hebben. Als kopiëren niet mogelijk is, kunnen ze de informatiedragers meenemen. De centrale contactpersoon vraag hierbij om een ontvangstbewijs. Stuur er op aan dat documenten en correspondentie in de tijdelijke werkruimte worden onderzocht.

Tijdens het onderzoek is het belangrijk dat het Dawn Raid Team (samen met de advocaat) de onderzoeksambtenaren zoveel mogelijk in de gaten houdt om te zien waar ze mee bezig zijn. Leg hun activiteiten vast en let er op dat u voor inhoudelijke vragen altijd doorverwijst naar uw advocaat. Maak van alle documentatie waar de onderzoeksambtenaren twee kopieën, zodat u weet wat er is meegenomen.
Als de onderzoeksambtenaren toegang vragen tot documenten die buiten de scope van het onderzoek liggen, dan kan die toegang worden geweigerd. Als de onderzoeker de toegang toch eist, geef die alleen onder formeel protest. De advocaat voert hierover namens uw organisatie de discussie.

Ondervraging

Als de onderzoeksambtenaren iemand willen ondervragen, dan zal de advocaat die persoon hier op voorbereiden. De advocaat zal ook bij de ondervraging aanwezig zijn, liefst weer in een lege kamer. De advocaat maakt een verslag van de ondervraging.

Afsluitend gesprek

Aan het einde van het onderzoek bespreekt het kernteam met de onderzoeksambtenaren het onderzoek en de toekomstige stappen. Aan te raden is om met de onderzoeksambtenaren tot een agenda voor de volgende dag te komen.

Tags: