Als inschrijvers afspraken maken of informatie uitwisselen bij een aanbesteding of offerte aanvraag, is er sprake van bid-rigging. Er wordt dan gehandeld in strijd met de Mededingingswet.

Die afspraken kunnen vele vormen aannemen. Ondernemingen kunnen afspreken niet in te schrijven op een aanbesteding, niet te offreren of zelfs een offerte terug te trekken. Ondernemingen kunnen ook afspreken een kansloze offerte in te dienen.

De consequentie is dat de aanbestedende partij te veel betaalt of te weinig krijgt. Bovendien worden inschrijvers niet gestimuleerd om een stapje extra te zetten, te innoveren of efficiënter te gaan werken. Zaak dus om als inkoper alert te zijn.

Herkennen van bid-rigging

Signalen met betrekking tot biedpatronen:

  • Bepaalde ondernemingen bieden regelmatig in een bepaalde regio, maar winnen nooit;
  •  Er schrijven minder ondernemingen in dan normaal en bedrijven waarvan u had verwacht dat ze zouden inschrijven doen dat niet;
  • De winnaar geeft geregeld (grote delen van) contracten in onderaanneming aan zijn concurrenten;
  • Er is een opvallend patroon van winnaars, waarbij bijvoorbeeld het ene jaar de één wint, het jaar daarop de ander enz.
  • Sommige van de biedingen zijn beknopt en niet zo uitgebreid als u verwacht had;
  • De prijzen zijn ineens veel lager wanneer een bepaalde aanbieder ook meedoet;
  • De winnaar accepteert het contract niet en werkt vervolgens als onderaannemer van de nieuwe winnaar.

Hiernaast zijn er signalen met betrekking tot de prijs:

  • De prijs komt om onverklaarbare redenen veel hoger uit dan bij vergelijkbare aanbestedingen op de markt of bij eerdere gunning;
  • Er zit een onverklaarbaar groot verschil tussen de winnaar en volgende bieders;
  • Concurrenten wisselen publiekelijk prijsinformatie met elkaar uit. (Dit kan heel subtiel gebeuren door woorden als “juiste” of“redelijke” prijs.);
  • Lokale aanbieders schrijven lokaal in tegen hogere prijzen dan zij elders doen ondanks dat de transportkosten voor het lokale contract lager zijn;
  • Aanbieders schrijven in tegen dezelfde prijs of passen hun prijzen of voorwaarden min of meer gelijktijdig aan;

Signalen met betrekking tot gedrag:

  • Meerdere inschrijvingen hebben dezelfde lay-out, zijn op hetzelfde papier gedrukt of er staan dezelfde spellingfouten in;
  • Eén of meer concurrenten doen een gezamenlijk bod, alhoewel in ieder geval één van hen in staat was de hele opdracht alleen uit te voeren;
  • Een partij komt zijn documenten bij u inleveren en brengt meteen de documenten mee van een andere bieder;
  • Aanbieders hebben vlak voor de deadline van de aanbesteding vergaderingen samen of worden samen gezien in een sociale omgeving.

Voorkomen van bid-rigging

U kunt bid-rigging voorkomen door

  • Te zorgen dat dat u de markt goed kent;
  • De opdracht goed voor te bereiden door bijvoorbeeld een marktverkenning uit te voeren. Hoeveel aanbieders zijn er op de markt, wat is hun afzetgebied en wat is een goede prijs?;
  • De opdracht zoveel mogelijk open te stellen voor meerdere (kleinere) aanbieders. Bijvoorbeeld door een aanbesteding in kleinere delen(percelen) op te splitsen;
  • Niet te veel informatie te geven. Laat de bieders niet weten wie hun concurrenten zijn en welke prijs u zelf in gedachten hebt. Laat, voor zover mogelijk, niet weten wat de prijs van het winnende bod is en ook niet hoe die prijs is opgebouwd;
  • Scherp te zijn op een informatiebijeenkomst, hier kunnen aanbieders zien wie hun eventuele concurrenten zijn. Ook kan een informatiebijeenkomst de aanbieders de mogelijkheid geven om elkaar subtiele signalen te geven over bijvoorbeeld de prijs.

Bron: PIANOo (PDF)