De communicatie tijdens en na een Dawn Raid kunt u deels voorbereiden. Een groot deel zal echter ad hoc moeten plaatsvinden, omdat dit afhankelijk zal zijn van de situatie.

Uitgangspunt bij crises is dat een organisatie in principe binnen een uur van zich laat horen. Bij een dawn raid kan anders worden besloten, indien daarmee de juridische belangen van uw organisatie beter worden gediend. Deze afweging moet worden gemaakt in overleg met uw advocaat en eventueel met uw externe communicatieadviseur.

Zorg voor eenduidige woordvoering

Alle binnenkomende telefoongesprekken over de Dawn raid worden doorverbonden naar het secretariaat van het Dawn Raid Team. De directeur corporate communicatie is verantwoordelijk voor (het beleggen van) de woordvoering.

De crisiswoordvoerder dient op elk incident, hoe klein ook, te anticiperen. De crisiswoordvoerder maakt een korte risicoanalyse en bepaalt van elk risico de impact.

Houd daarbij met een aantal zaken rekening. Zo is het handig om de woordvoering bij een onderzoek bij één persoon binnen de organisatie te beleggen en de escalatielijn naar de directie te benoemen. Zorg er verder voor dat de crisiswoordvoerder de enige persoon is die intern en extern de communicatie verzorgt. Mochten derde partijen betrokken zijn, benoem dan één externe crisiswoordvoerder. Zorg bovendien voor een draaiboek voor crisiswoordvoering. Het is daarnaast van essentieel belang dat alle verantwoordelijken bij een dawn raid hun verantwoordelijkheid kennen voor wat betreft het verstrekken van informatie aan de crisiswoordvoerder en die ook naleven. Beleg tot slot de monitoring van on- en offline media en zorg voor de juiste tools en expertise, al dan niet door het inschakelen van uw externe communicatieadviseur.

Monitor continu

Monitoren en analyseren van on- en offline media is een wezenlijk onderdeel van (crisis)communicatie. Uw organisatie moet weten wat er speelt, zodat u adequaat kunt reageren. Tijdens een inval is het van groot belang om te blijven monitoren. Schakel hier al dan niet uw externe communicatieadviseur voor in.

Zorg voor tijdige interne communicatie

Medewerkers bepalen voor een groot deel het externe beeld van uw organisatie. Zorg dan ook dat de interne communicatie minimaal gelijke tred houdt met de externe communicatie.

Tijdens een onderzoek of inval door mededingingsautoriteiten hebben werknemers zowel behoefte aan informatie als het geven van feedback. Zorg hierbij voor het geven van ruimte aan vragen van medewerkers en duidelijkheid als u die vragen niet zult kunnen beantwoorden vanwege mogelijke juridische consequenties. Verder is het belangrijk dat onzekerheid wordt aangepakt, omdat dat ruimte kan geven aan speculaties.
Maak ook intern duidelijke afspraken met de medewerkers. Geef aan dat zo lang de zaak bij de onderzoeksambtenaren ligt, er niet naar buiten toe over gecommuniceerd kan worden en dat ook van hen verwacht wordt dat ze hier niet naar klanten, leveranciers of andere externe partijen over communiceren.

Tags: